Gestione Aziendale
La storia dell’azienda e il passato che potrebbe tornare comodo conoscere
di Andrew Hill
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Alcuni anni fa, i miei genitori decisero di costruire un gazebo in giardino e consultarono una vicina di casa che in passato era stata governante della proprietà. L’ottuagenaria fece un verso aspirato con i denti che le rimanevano e disse: «Ricordatevi quanto sto per dirvi: sarà spazzato via. All’ultimo gazebo accadde così. Rimase in piedi 50 anni, ma poi fu spazzato via». Quando ci si affida alla memoria istituzionale, il problema è questo: alcuni dei vostri colleghi sono gli unici a sapere qualcosa in merito agli errori e ai successi strategici dell’azienda per la quale lavorate. Al pari di qualsiasi altra autobiografia, però, i loro ricordi potrebbero essere di parte, e il loro istinto potrebbe essere quello di tendere a preservare invece che a evolvere.

Mi sono ricordato del gazebo in giardino (che è ancora in piedi, a proposito) la settimana scorsa, quando ho letto l’intervista al direttore esecutivo di Konica Minolta: Shoei Yamana ha scoperto che i capisezione, noti a livello informale come “bucho”, si opponevano alle sue riforme. Il loro attaccamento allo status quo si basava sulle vittorie accumulate dal gruppo nel tempo ma, per dirla con Yamana, «Non possiamo vivere con il successo del passato». Tolto di mezzo questo livello di management intermedio, come sono avvezze a fare tutte le nuove scope, sentirete subito deplorare il fatto che l’organizzazione sta per perdere la sua memoria istituzionale, qualcosa di immutabilmente interessato.

Eppure, un po’ come quando ci si avvicina a un muro di contenimento con una mazzuola in mano, prima di procedere è sempre meglio capire bene che cosa si sta per abbattere. In caso contrario, potreste trovarvi nella posizione di quei nuovi direttori esecutivi che tagliano con la scure un certo numero di veterani per poi doverli riassumere con la qualifica di “consulenti”, perché erano e continuano a essere le uniche persone che sanno come aggiustare un componente di un vecchio macchinario, leggere un linguaggio informatico non più in uso o addirittura (come nel caso della penuria di piloti in tutto il mondo) mettersi ai comandi di un aeroplano.

Ho riportato alla luce un documento del 1986 su come custodire la memoria istituzionale, grazie all’aiuto di Omar El Sawy, uno degli autori di questo studio scritto per l’Academy of Management: in esso si sottolinea che, «quando è costituita in buona parte da ciò che si trova nelle teste dei partecipanti e in una raccolta fortuita di dati e documenti, la memoria di un’azienda può deteriorarsi assai rapidamente con l’uscita di scena dei partecipanti e per una sempre maggiore difficoltà ad accedere ai file».

Da allora l’intelligenza artificiale ha compiuto passi da gigante. Alcuni ricordi che questi studiosi dicevano essere irraggiungibili dai computer (storie, incidenti critici, dettagli sulle decisioni prese) oggi possono essere registrati e analizzati elettronicamente. Un’enorme quantità di materiale, però, è tuttora soggetta a «una difficoltà di accesso sempre maggiore». A mano a mano che le società tecnologiche e i loro prodotti fanno progressi, chi vince cancella e riscrive la Storia.

Il FT ci ha da poco comunicato che intende rottamare le sue vecchie email Lotus Notes, per buoni motivi che hanno a che vedere con la privacy e la sicurezza. Nella miriade di messaggi, probabilmente, c’è anche quello che ricevetti nel 1997, quando ci avvisarono di non usare l’email per «scopi essenzialmente legati al lavoro», perché il sistema era molto instabile. Quei messaggi però sono il contenuto digitale della memoria istituzionale. A uno stratega del futuro potrebbero raccontare molte cose su quello che un tempo andò storto e quello che andò bene e perché, per non parlare della cultura aziendale.

Il “buchismo” (se mi è lecito coniare una nuova definizione, a metà strada tra il giapponese e lo spagnolo) è a dir poco di ostacolo al progresso. Ma, se non altro, alcuni manager di medio livello della tanto vilipesa vecchia guardia che ama lo status quo si riveleranno di importanza cruciale per la sopravvivenza della vostra azienda. Trovare il giusto equilibrio tra attaccamento alla storia e avanzamento nel futuro, tuttavia, non sempre implica una battaglia tra vecchi galeotti intransigenti e giovani arrivisti impazienti. Il turnover del personale è talmente eccezionale e l’evolversi della tecnologia così rapida che potreste benissimo perdere la memoria istituzionale proprio quando Google pesca in modo illecito tra i vostri dipendenti più giovani, oppure quando i vostri manager di medio livello giocano in un certo senso allo scaricabarile andando in massa in pensionamento anticipato.

Alcune società hanno un sistema atto a garantire che il loro «passato utilizzabile» non vada sprecato. Intel ha Intelpedia, un “wiki” di 90mila pagine di contributi di dipendenti (anche se il giovane impiegato a cui ho rivolto domande non ne aveva mai sentito parlare, dopo cinque anni che lavora qui). La Nasa ha una «knowledge policy» di una decina di pagine che sottolinea la necessità di saper sfruttare le «lezioni apprese» dalle missioni spaziali di successo e da quelle fallite. Tutto ciò ha la minima importanza, ora che le aziende si trasformano in network fluidi di appaltatori e subappaltatori che lavorano a fasi distinte di progetti? Se non esiste un’istituzione, perché i lavoratori hanno bisogno di una memoria aziendale? Possono fare invece affidamento sulla biblioteca disponibile apertamente in Internet di ciò che funziona e di ciò che non funziona.

Nondimeno, questa potrebbe essere una premessa mediocremente debole per la crescita. Copiare le prassi migliori può portare a un rischioso comportamento da gregge. Se a ciò si aggiunge una perdita di memoria a breve termine, ecco pronta la formula perfetta per un'ultima crisi finanziaria. Anzi, per molte altre in futuro. Le aziende affermate hanno scoperto di essere sedute su una montagna di utili dati protetti da proprietà industriale. Nelle loro grandi data bank dovrebbero includere l’accesso alle memorie in catalogo e alle esperienze dei dipendenti. Fate dunque il possibile per ignorare quello che oggi è anacronistico, ma sforzatevi di non cancellarlo: in futuro, il passato potrà tornarvi comodo.

Copyright The Financial Times Limited
(Traduzione di Anna Bissanti)

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